📄 Version Web #

Inscrire des candidats #

Résumé : Inscrivez un candidat en 3 étapes guidées (Candidat → Formation → Épreuves), à l’unité ou en masse via un import Excel/CSV.

Prérequis #

• Être connecté avec un profil Administrateur (l’inscription n’est pas accessible aux testeurs).
• Disposer des informations du candidat : identité, date de naissance, numéro de sécurité sociale, provenance.
• Connaître le référentiel CACES® visé (ex. R.489) et les catégories d’épreuve concernées.

💡 Lexique CACES — Référentiel : la famille d’engins (ex. R.489 = chariots élévateurs). Catégorie d’épreuve : la sous-catégorie passée par le candidat (ex. catégorie 3, 5). Provenance : l’origine du candidat (entreprise, Pôle emploi, candidat libre…).

Démarrer une inscription #

1. Dans le menu, ouvrez Inscriptions.
2. En haut à droite, cliquez sur « Nouvelle inscription » (bouton +).
3. En haut de l’assistant, choisissez votre mode de saisie :

• « Saisie individuelle » — pour inscrire un candidat à la fois.
• « Import Excel » — pour inscrire plusieurs candidats en une fois.

L’assistant se compose de 3 étapes : Candidat, Formation, Épreuves. Vous ne pouvez avancer que lorsque l’étape en cours est complète ; les étapes déjà validées (coche verte) restent cliquables pour revenir en arrière.

A. Saisie individuelle #

Étape 1 — Candidat (« Qui inscrivez-vous ? ») #

1. (Facultatif) Si le candidat existe déjà, cliquez sur « Rechercher un candidat » pour pré-remplir sa fiche automatiquement.
2. Renseignez l’identité : Prénom, Nom, Date de naissance.
3. Saisissez le N° de sécurité sociale (voir l’encadré affiché : il est requis pour démarrer la formation CACES® et identifier le candidat auprès du certificateur).
4. Complétez si besoin l’e-mail, le téléphone, l’adresse et la photo du candidat.
5. Sélectionnez la Provenance : Candidat libre, Pôle emploi, Entreprise, Mission locale ou Autre. Si vous choisissez Entreprise, sélectionnez l’entreprise ou créez-la à la volée.
6. Cliquez sur « Continuer ».

Pour passer à l’étape suivante, il faut au minimum : Prénom + Nom + Date de naissance + Provenance.

Étape 2 — Formation (« Quelle session de formation ? ») #

1. Choisissez le Centre, le Référentiel et la période de disponibilité du candidat.
2. Si vous sélectionnez directement une session existante, le référentiel se renseigne automatiquement.
3. Cliquez sur « Continuer » (un référentiel doit être choisi).

Étape 3 — Épreuves (« Quelles épreuves ? ») #

1. Vérifiez la provenance et sélectionnez les catégories d’épreuve du candidat.
2. Cliquez sur « Inscrire le candidat » (au moins une catégorie est requise).

Un écran « Inscription enregistrée » confirme l’opération. Cliquez sur « Voir l’inscription » pour ouvrir la fiche.

B. Import Excel (inscription en masse) #

Étape 1 — Candidats #

1. Cliquez sur « Télécharger le modèle ».
2. Complétez une ligne par candidat, puis déposez le fichier (CSV, XLSX ou XLS) dans la zone prévue (ou cliquez pour parcourir).
3. L’assistant affiche un récapitulatif : nombre de candidats prêts, à vérifier et à corriger. Utilisez les filtres (Tous / À corriger / Avertissements) pour repérer les lignes à retravailler.

Colonnes du modèle : Prénom*, Nom*, Date de naissance* (JJ/MM/AAAA), N° de sécurité sociale*, N° d’inscription, Email, Téléphone, Adresse, Code postal, Ville, Référentiel, Catégories d’épreuve, Disponibilité début, Disponibilité fin, Provenance, Nom de l’entreprise. (* = obligatoire)

Le référentiel et les catégories doivent correspondre aux codes de l’onglet « Codes valides » du modèle. Le Nom de l’entreprise est obligatoire si la provenance est Entreprise.

Étape 2 — Formation #

Choisissez la formation de chaque candidat (centre, référentiel, disponibilité). Utilisez « Appliquer à tous » pour propager un référentiel à l’ensemble de la liste.

Étape 3 — Épreuves #

Vérifiez la provenance et les catégories d’épreuve de chaque candidat, corrigez les éléments en rouge, puis cliquez sur « Inscrire N candidat·e·s ».

L’écran de fin indique combien d’inscriptions ont réussi (« X candidat·e·s sur Y ont bien été inscrit·e·s »). En cas d’échec partiel, cliquez sur « Corriger les échecs » pour ne retraiter que les lignes en erreur.

Erreurs fréquentes / FAQ #

• Le bouton « Continuer » reste inactif : un champ obligatoire de l’étape manque. Étape 1 → Prénom, Nom, Date de naissance, Provenance ; Étape 2 → un référentiel ; Étape 3 → au moins une catégorie d’épreuve.
• « Corrigez les éléments en rouge avant de continuer » (import) : au moins une ligne comporte une erreur bloquante.
• « Le référentiel est obligatoire » / « Sélectionnez au moins une catégorie d’épreuve » : complétez ces champs à l’étape Formation / Épreuves.
• Statut « À corriger » ou « À vérifier » sur une ligne importée : messages possibles — Le nom et le prénom sont obligatoires, La date de naissance est obligatoire, Le numéro de sécurité sociale est obligatoire, Aucun email ni téléphone renseigné, Aucun référentiel reconnu (à choisir à l’étape Formation), Le nom de l’entreprise est manquant.
• « Import terminé : X référentiels et Y catégories n’ont pas pu être reconnus » : certains codes du fichier ne correspondent pas aux codes valides ; vous les choisirez manuellement aux étapes suivantes.
• « La lecture du fichier a échoué » : vérifiez le format (CSV/XLSX/XLS) et réessayez.
• « L’import Excel n’est pas disponible… » : utilisez un fichier CSV.
• « La création du candidat a échoué » / « L’inscription a échoué » : une erreur serveur est survenue ; réessayez, puis contactez le support si cela persiste.
• La photo n’a pas été envoyée : le message « L’envoi de la photo a échoué, mais l’inscription a bien été enregistrée » signifie que l’inscription est valide — vous pourrez rajouter la photo depuis la fiche candidat.

⚠️ À confirmer côté métier : en saisie individuelle, le N° de sécurité sociale est présenté comme obligatoire (encadré) mais n’est pas bloquant à l’étape 1 (contrairement à l’import, où il l’est). À clarifier : doit-il empêcher l’inscription à l’unité ?

Mots-clés (recherche interne) #

inscrire, inscription, candidat, nouvelle inscription, assistant, wizard, saisie individuelle, import Excel, import CSV, en masse, modèle, référentiel, catégorie d’épreuve, provenance, entreprise, Pôle emploi, candidat libre, mission locale, sécurité sociale, date de naissance, disponibilité, centre, formation, épreuves, corriger les échecs, CACES