Planifier une session
Affectez vos candidats aux sessions depuis le Planificateur, par glisser-déposer ou en laissant l’outil vous proposer un plan d’affectation assistée
Prérequis #
– Être connecté avec un profil Administrateur (le Planificateur est réservé aux administrateurs).
– Avoir des sessions créées (voir le tuto « Créer une session ») et des inscriptions à planifier.
💡 À savoir : Le Planificateur travaille mois par mois. Une inscription ne peut être posée que sur une session éligible : bon référentiel/catégorie, même centre, dans la fenêtre de disponibilité du candidat, session ni complète ni clôturée.
Accéder au Planificateur #
- Dans le menu, ouvrez Planificateur.
- L’écran se compose de deux zones :
– 👈 à gauche, le calendrier du mois ou semaine avec une carte par session (et une barre de remplissage) ;
– 👉 à droite, le panneau « inscriptions à planifier » : les candidats en attente d’affectation.
– 👆En haut, la barre « Périmètre de planification » permet de naviguer entre les mois (Mois précédent / Mois courant / Mois suivant), de filtrer, d’afficher les week-ends, d’exporter le calendrier et de réinitialiser les filtres.
Planifier manuellement (glisser-déposer) #
1. Dans le panneau de droite, repérez le ou les candidats à placer.
2. (Optionnel) Sélectionnez plusieurs candidats à la fois, ou cliquez sur « Tout sélectionner ». Le compteur indique « N sélectionnés — glissez vers une session ».
3. Glissez la (les) inscription(s) vers la carte de session voulue dans le calendrier (poignée « Glisser pour affecter »).
4. Relâchez sur la session : l’affectation est enregistrée. Un message confirme « N inscription(s) affectée(s) à la session ».
ℹ Les sessions non éligibles pour le candidat glissé sont désactivées : vous ne pouvez déposer que sur une session valide. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Affecter (N) » du panneau après sélection.
Affectation assistée (proposition automatique) #
1.Activez « Mode affectation assistée » (interrupteur en haut).
2. Choisissez une stratégie de remplissage :
– Au plus tôt : affecte en priorité aux sessions dont la date de début est la plus proche.
– Consolider les sessions : remplit d’abord les sessions déjà les plus remplies, pour en libérer d’autres.
– Répartir équitablement : répartit la charge entre toutes les sessions.
3. Cliquez sur « Proposer un plan ».
4. L’outil affiche un aperçu : « N affectations proposées — relisez puis confirmez », chaque candidat indiquant sa session cible (→ Session).
5. Cliquez sur « Confirmer » pour appliquer, ou « Annuler » pour repartir de zéro.
Un message confirme le nombre d’affectations créées (et signale, le cas échéant, celles qui ont échoué).
Autres actions sur une session #
Depuis la carte d’une session (menu Actions) :
– Créer une session ce jour (depuis une case de jour du calendrier).
– Remplir cette session : cible cette session dans le panneau de droite.
– Voir la session : ouvre le détail de la session.
– Supprimer la session : action irréversible (« Supprimer la session « … » ? »).
FAQ #
– Impossible de déposer un candidat sur une session : la session n’est pas éligible pour ce candidat. Motifs possibles :
– Aucune session pour ce référentiel / cette catégorie
– Centre d’examen différent
– Hors fenêtre de disponibilité
– Session clôturée / Session terminée
– Sessions éligibles complètes
– Aucune session sur ce mois
– Avertissements (dépôt possible malgré tout) : Catégorie / référentiel différent de l’inscription, Centre d’examen différent de l’inscription, Hors de la fenêtre de disponibilité du candidat — à vérifier avant de confirmer.
– « Trop de candidats — N place(s) restante(s) » : votre sélection dépasse la capacité de la session ; réduisez-la.
– « Aucune inscription trouvée » / « Aucune session trouvée » : ajustez le mois ou réinitialisez les filtres.
– « Une erreur est survenue lors de l’affectation » : réessayez ; en cas d’échec partiel, le message précise combien d’affectations ont échoué.
– Je ne vois pas le bouton « Proposer un plan » : activez d’abord le Mode affectation assistée.
– Une inscription est sans fenêtre de disponibilité : elle n’est pas contrainte par les dates et reste éligible côté disponibilité.